Le guide ultime de la réception Sirvoy et comment améliorer l’efficacité de votre hôtel.

22 février 2023 à 18:41 UTC+1

La réception est la plaque tournante de votre hôtel. C’est là que vous accueillez les clients et que vous coordonne les réservations. C’est le cerveau qui organise votre entretien ménager et votre calendrier. 

Mais votre bureau d’accueil n’est pas qu’un simple meuble. Il doit être aussi bien numérique que physique. Ces deux aspects travaillant ensemble sont la clé de l’optimisation de l’efficacité.

Sirvoy est l’endroit où votre bureau d’accueil numérique prospère. Nos fonctionnalités de réception facilitent la gestion de votre hôtel, depuis n’importe quel appareil, partout où vous en avez besoin ; sur place ou même dans le confort de votre maison.

Que vous soyez un pro de Sirvoy ou que vous commenciez votre partenariat avec nous, ce guide explique comment utiliser les fonctions de réception de Sirvoy, comment en tirer le meilleur parti et les avantages qu’elles apportent à vous et à vos clients.

Vous êtes un nouvel utilisateur de Sirvoy ? 

– Profitez d’un essai gratuit de 14 jours et testez toutes les fonctionnalités de Sirvoy Pro.

– Suivez notre guide d’installation et commencez à accepter des réservations en quelques minutes.

Qu’est-ce qu’un logiciel de réception ?

Le logiciel de réception est la technologie utilisée par les entreprises d’hébergement pour gérer leurs opérations quotidiennes. Il facilite la gestion des tâches, la communication avec les clients, la tenue des dossiers, etc. C’est un élément clé des systèmes de gestion hôtelière (HMS) comme Sirvoy.

Les HMS comprend également :

  • Gestionnaires de canaux
  • Moteurs de réservation
  • Modules de paiement
  • Et plus encore !

Comment le logiciel de réception profite-t-il à mon entreprise d’hébergement ?

Les tâches essentielles sont automatisées et rationalisées grâce à un logiciel de réception, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité. Ce qui prenait autrefois des heures (voire des jours) peut être accompli en un seul clic. Le temps que Sirvoy vous épargne est du temps que vous pouvez consacrer à vos clients.

  • Améliore la productivité – En automatisant les tâches qui prennent du temps. 
  • Réduit les erreurs – En utilisant des processus automatisés de haute précision.
  • Réduit les coûts – En allégeant votre charge de travail et celui de votre personnel.

« Nous avons adopté Sirvoy l’année dernière et nous apprécions sa convivialité et sa performance.
Après avoir étudié de nombreux systèmes de réservation, Sirvoy était le seul à couvrir tous nos besoins et nous ne pourrions pas être plus heureux. »

–  Jenna Fisher, propriétaire de Whispering Springs Wilderness Retreat à Grafton, au Canada.

Comment les quatre principales fonctionnalités de Sirvoy pour le bureau d’accueil vous aident-elles ?

Notre système de réception a du punch ; laissez-nous vous montrer les points forts. 

  1. Comment créer et modifier des réservations Dans Sirvoy
  2. Comment utiliser le calendrier Sirvoy.
  3. Comment utiliser la page « Chambre » et les fonctions d’entretien ménager de Sirvoy ?
  4. Comment communiquer avec les clients avec Sirvoy ?

1. Comment créer et modifier des réservations dans Sirvoy ?

Les nouvelles réservations sont l’élément vital des hôtels. Vos clients peuvent les créer en utilisant votre moteur de réservation ou par le biais de canaux de réservation, comme Expedia, Booking.com, et bien d’autres. Connectez Sirvoy à ces canaux et les réservations créées par vos clients seront automatiquement enregistrées dans Sirvoy. 

Mais 40 % des réservations sont créées par vous et votre personnel à la réception, ce qui est excellent pour les affaires. Puisque vous n’aurez pas à payer de commission pour  Les réservations effectuées directement auprès de vous.

Comment créer des réservations ?

Il existe deux façons de créer manuellement une réservation dans Sirvoy.

Sur la page Nouvelle réservation.

  1. Choisissez les dates d’arrivée et de départ dans le menu déroulant du calendrier.
  2. Indiquez le nombre de clients.
  3. Cliquez sur « Rechercher » pour voir toutes les chambres disponibles qui correspondent à la date et au nombre de clients.
  4. Sélectionnez la chambre que le client souhaite avoir et choisissez les options qui lui conviennent.
  5. Cliquez sur « Étape suivante ».
  6. Remplir les coordonnées du client
  7. Cliquez sur « Réserver maintenant ».

Sur la page Calendrier

  1. Cliquez sur l’intersection entre la chambre demandée et la date d’arrivée.
  2. Indiquez le nombre de clients et la date de départ.
  3. Cliquez sur « Rechercher » pour ouvrir un raccourci vers une nouvelle réservation avec les données ci-dessus pré-remplies.
  4. Ajustez les sélections pré-remplies si nécessaire, puis cliquez sur « Étape suivante ».
  5. Remplir les coordonnées du client
  6. Cliquez sur « Réserver maintenant ».

Comment modifier une réservation ?

En hôtellerie, ça bouge tout le temps. Une fois la réservation effectuée, des changements sont inévitables. Il arrive que les clients annulent, changent de chambre, prolongent leur séjour ou demandent d’autres modifications. 

Pour gérer ces changements, rendez-vous sur la page des détails de la réservation pour chaque réservation.

Pour accéder à la page des détails d’une réservation : 

  • Cliquez sur un numéro de réservation sur la page réservation.
  • Cliquez sur une barre de réservation sur la page calendrier, puis cliquez sur « Afficher cette réservation ».

À partir de la page des détails de la réservation, vous pouvez :

Paramétrez des alertes pour les nouvelles réservations afin de rester facilement informé des arrivées à venir.

Trier une énorme pile de réservations est un agréable problème à résoudre, mais ça reste quand même un problème. Nous avons donc simplifié la recherche de réservations dans le tableau de bord ou la page de réservation.

2. Comment utiliser le calendrier Sirvoy ?

La page du calendrier Sirvoy est conçue dans un souci d’efficacité. 85 % des employés déclarent passer 1 à 2 heures par jour à chercher les informations dont ils ont besoin. 1  Avec la page du calendrier, les informations les plus importantes pour votre chambre se trouvent en un seul endroit facile à trouver. 

D’un seul coup d’œil, il donne un aperçu de :

  • Réservations
  • Chambres
  • Options en nombre limité
  • Entretien ménager

Mais cela va plus loin. La page du calendrier est dotée de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la visualisation, l’organisation et la modification de ces données.

Affichage des données :

Gestion des réservations et des chambres.

Organisation des données :

3. Comment utiliser la page « Chambres » et les fonctions d’entretien ménager de Sirvoy ?

La page Chambres  donne un aperçu de l’état de vos chambres, campings, yourtes ou tout autre type d’hébergement. Pour n’importe quel jour, vous pouvez consulter les détails de la réservation actuelle de vos chambres et le statut de leurs activités d’entretien ménager. 

Vous n’avez pas encore configuré les chambres ? 

Consultez notre guide d’installation pour maîtriser les bases en quelques minutes.

Naviguer sur la page ‘Chambre’.

Vous pouvez explorer la page ‘Chambre’ de deux manières.

Navigation par date

Utilisez la page ‘Chambre’ pour vérifier l’activité de l’hôtel en temps réel – la chambre 101 a-t-elle été nettoyée ? Qui est dans la chambre 102 ? Le 203 a déjà quitté l’hôtel ? Mais elle permet également d’examiner les conditions passées et futures.

Utilisez l’outil de navigation pour avancer ou reculer d’un jour à l’autre, ou cliquez sur « Sélectionner » pour afficher un jour spécifique dans le passé ou le futur.

Onglets et filtres

Isolez une partie du texte en le réduisant. Deux méthodes. 

Utilisez les onglets pour choisir :

  • Toutes les unités
  • Chambres occupées
  • Arrivées
  • Départs
  • Prolongation du séjour 
  • Liste d’évacuation

Utilisez les filtres pour réduire davantage les chambres par :

  • Catégorie
  • État du ménage
  • Type de chambre

Utilisation des fonctions d’entretien ménager sur la page ‘Chambre’.

L’entretien ménager a un impact énorme sur le niveau de satisfaction des clientsn. 86 % des clients d’un hôtel citent la propreté comme premier critère lorsqu’ils lisent des avis en ligne.2 Pour gérer sans effort le ménage et d’autres tâches importantes, ne cherchez pas plus loin que la page ‘Chambre’. 

Mettre en place et suivre les tâches d’entretien ménager :

Utilisation de la page ‘Chambre’ en cas d’urgence

Bien que nous espérions ne jamais en arriver là, en tant que bon hôte, il est de votre responsabilité de veiller à la sécurité de vos clients en cas d’urgence.

La liste d’évacuation, accessible sur la page ‘Chambres’, contient un enregistrement à jour de chaque réservation.

  • Vous pouvez la consulter en sélectionnant l’onglet « Liste d’évacuations* ». *(évacuation: sorties d’urgence) 
  • Obtenez un PDF imprimable de la liste en cliquant sur l’icône de l’imprimante lorsque l’onglet « Liste d’évacuation » (*(évacuation: sorties d’urgence) est sélectionné.
  • Modifiez le format de la liste des évacuations en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage (paramètres).

4. Comment communiquer avec les clients dans Sirvoy ?

Les clients s’attendent à une communication claire. 88 % des clients affirment que l’expérience  positive vécue dans  une entreprise est tout aussi importante que le produit proposé.3 

Pour offrir à vos clients la possibilité de s’exprimer sur leur séjour chez vous, Sirvoy facilite la communication numérique. 

Comment utiliser des modèles pour automatiser la communication avec les clients.

Les modèles permettent de communiquer régulièrement avec les clients presque sans effort. Créer des modèles avec des messages pré-écrits et des horaires d’envoi prédéterminés qui peuvent être envoyés automatiquement sans intervention humaine.

Par exemple :

  • Courriels de confirmation pour les réservations ou les annulations.
  • Sondages ou coupons envoyés après le départ.
  • Rappels sur les procédures de sécurité et d’entretien ménager envoyés avant l’arrivée.
  • Guides des attractions locales envoyés après la réservation pour aider les clients à organiser leur voyage.

Des courriels automatiques basés sur les catégories de type de chambre peuvent vous aider à mieux adapter vos messages.

Pour créer un modèle

  1. Allez dans Paramètres -> Langue et Textes.
  2. Dans « Modèles de courriel » ou « Modèles de SMS », cliquez sur « Ajouter un nouveau modèle ».
  3. Donner un nom au modèle pour votre usage interne.
  4. Dans la liste déroulante « Envoyer automatiquement », sélectionnez les conditions d’envoi automatique du modèle. 
  5. Remplissez le contenu du message pour chaque langue.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Besoin d’inspiration ? Nous avons créé des modèles types que vous pouvez utiliser comme point de départ.

Comment envoyer manuellement un courriel ou un SMS à des clients

Communiquez avec les clients directement à partir de la page des détails de leur réservation.

Pour accéder à une page de détails de réservation 

Sur la page des détails d’une réservation :

  1. Cliquez sur « Envoyer un courriel » ou « Envoyer un SMS ». Si une adresse courriel ou un numéro de téléphone figurent déjà dans le dossier de la réservation, ils seront remplis automatiquement. 
  2. Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant  » Choisissez un modèle  » ou tapez manuellement votre message.
  3. Cliquez sur le bouton d’envoi lorsque vous êtes prêt.

Les messages envoyés sont enregistrés dans la section « Historique » de la page de détails d’une réservation. À partir de là, vous pouvez obtenir un aperçu du message, voir qui l’a envoyé, quand il a été envoyé et s’il a été reçu.

Vous pouvez également :

Comment personnaliser les communications avec les clients ? 

Ce n’est pas parce que vos messages sont automatiques qu’ils doivent être impersonnels. 

Utilisez le nom de votre client, la chambre qu’il a réservée, ses dates de séjour, etc. pour créer un message personnalisé. 

  • Vos clients veulent se sentir privilégiés ! 62% des consommateurs sont « heureux » et « enthousiastes » de répondre à un message personnalisé.4
  • C’est bon pour le marketing. Les courriels dont l’objet est personnalisé sont plus de deux fois plus ouverts.5

Mais comment faire tout cela sans passer par un montage fastidieux ?

Les codes indicatifs de Sirvoy vous couvrent. En insérant un code indicatif dans vos modèles, Sirvoy récupère automatiquement les informations associées et les insère dans le message. 

Code indicatif dans un modèle :

Cher %firstname% %lastname%,

Merci pour votre réservation !

Le code indicatif en action :

Cher Carl Anderson,

Merci pour votre réservation !

Le texte d’assistance de la page de création du modèle énumère les dizaines de codes indicatifs disponibles.

Mettez-vous à jour avec les fonctionnalités de Sirvoy.

Le bureau d’accueil de Sirvoy est doté de nombreuses fonctionnalités que nous améliorons régulièrement. Inscrivez-vous à notre lettre d’information en haut du blogue Sirvoy pour rester au courant des derniers développements.

La lettre d’information électronique Sirvoy vous donne :

  • Les dernières mises à jour des fonctionnalités
  • Accès facile à notre contenu le plus récent
  • Invitations à des webinaires de formation
  • Et plus encore !

Références :

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)