Si vos clients paient en ligne au moment de la réservation, vous verrez la somme payée enregistrée en tant que prépaiement dans la réservation. Ces prépaiements peuvent être considérés comme des dépôts ou des garanties. Selon votre politique de réservation, le prépaiement pourrait même parfois être remboursé.

Dans tous les cas, ces prépaiements ne devraient pas être perçus comme une vente jusqu’à ce qu’une facture ou un reçu ait été émis, ce qui se produit généralement au check-out.

Comment puis-je comptabiliser les prépaiements ?

Disons qu’un client réserve une chambre en ligne pour un total de 100 $. Vous utilisez PayPal et demandez un prépaiement de 30 %, le client paie donc 30 $. La réservation est créée dans Sirvoy et un enregistrement du prépaiement est reçu.

  1. À la fin de la journée (ou du mois), vous exportez un rapport de PayPal et le donnez à votre comptable. Le comptable enregistre +30 $ sur le compte comptable PayPal, et note que l’argent est provenu du compte comptable « Dépôts ».
  2. Quelques mois plus tard, votre client est arrivé et est maintenant sur le point d’effectuer le check-out. Vous créez un reçu de 100 $. (C’est à ce moment que la vente est réalisée.)
  3. Le prépaiement de 30 $ enregistré dans la réservation est maintenant transféré au reçu, et utilisé en tant que « mode de paiement » pour réduire la somme due. Le client ne doit donc payer que les 70 $ restants.
  4. À la fin de la journée, vous exportez un rapport comptable de Sirvoy. D’après ce rapport, le comptable enregistre une vente de 100 $, et crédite 30 $ au compte comptable « Dépôts » et 70 $ au compte comptable « Espèces ».

En d’autres termes, les prépaiements reçus sur PayPal (ou tout autre fournisseur de paiement) peuvent être enregistrés de manière quotidienne ou mensuelle en tant que somme forfaitaire, en utilisant un compte comptable tel que « Dépôts » ou similaire dans le Grand livre. Une fois qu’une vente est finalisée, souvent au moment du check-out, le reçu de la vente est « payé » partiellement ou entièrement en utilisant les fonds disponibles sur le compte « Dépôts ».