Vous pouvez utiliser notre fonction de facturation pour créer des factures directement à partir d’une réservation. Pour ce faire, vous devez d’abord activer le module de facturation sous Paramètres -> Finances -> Module de facturation . Ensuite, vous pouvez accéder à la page des détails de la réservation et suivre ces étapes :

  1. Dans la section « Paiement » de la réservation, sélectionnez « Créer facture ».
  2. Sur la page “Créer facture”, assurez-vous d’avoir le bon destinataire.
  3. Choisissez les conditions de paiement à appliquer. Si « Reçu de caisse » est sélectionné, vous pouvez également spécifier le mode de paiement (et le compte de grand livre connecté) qui doit être accepté, car le paiement sera automatiquement enregistré lors de la création d’un reçu de caisse.
  4. Assurez-vous que la langue de la facture est correcte. Veuillez noter qu’une fois créée, la facture sera toujours imprimée dans cette langue.
  5. Vous avez la possibilité de faire apparaître les informations de la réservation sur la facture. Vous pouvez également modifier le message qui apparaît par défaut sur la facture, comme indiqué dans les paramètres de votre module de facturation (sous Paramètres -> Finances -> Module de facturation).
  6. Par défaut, les articles qui ne sont pas encore ou seulement partiellement facturés sont présélectionnés pour la facturation. Vous pouvez désélectionner les lignes que vous ne souhaitez pas facturer à ce stade.
  7. Assurez-vous que toutes les entrées de colonne telles que les codes de compte de grand livre et les taux d’imposition sont correctes.
  8. Vérifiez que l’icône verte (« entièrement facturé ») apparaît pour tout article qui n’a pas encore été facturé, car les réservations ne doivent pas être partiellement ou surfacturées.
  9. Vérifiez que le montant de la facture est exact. Sachez que tout paiement précédemment enregistré sera déplacé et affiché sur la facture par défaut (vous avez la possibilité de supprimer cette entrée).
  10. Cliquez sur « Créer facture » ou « Créer facture et ouvrir PDF ». Vous pouvez imprimer le PDF affiché ou cliquer sur le destinataire (ID ) de la facture qui apparaît maintenant dans la section Paiement de la réservation.  Vous pouvez ensuite utiliser le bouton « Imprimer la facture » en haut de la page des détails de la facture pour imprimer la facture ou ouvrir un PDF. Après qu’une facture a été émise, elle ne peut plus être modifiée. Pour corriger et refaire une facture, il faut d’abord la supprimer en créer facture de crédit, puis répéter les étapes ci-dessus.

Les paiements précédemment enregistrés et inclus dans la facture ne sont pas datés séparément. La facture créée affichera toujours la date d’émission actuelle et sera répétée dans tous les rapports comptables.

Note: Les articles qui n’ont pas encore été facturés seront présélectionnés sur cette page. Les icônes dans la colonne « Facturé » indiquent le statut de la facture après sa création. Si le montant déjà facturé pour un article ne correspond pas au montant indiqué sur la réservation, le nombre d’articles ou leur prix sera automatiquement ajusté afin de générer des montants correspondants. Un numéro de facture sera également mentionné lorsqu’un article a déjà été facturé.

Note: Les valeurs ajoutées à une facture via la fonction « Ajouter une ligne » n’affectent pas le « solde dû » dans la réservation. Ils n’affecteront que le « solde dû » dans la facture.