Si vos clients paient en ligne au moment de la réservation, ce montant payé est automatiquement enregistré comme note de paiement dans cette réservation. Vous pouvez également enregistrer un (pré)paiement en cliquant manuellement sur « Ajouter une note de paiement ».
Utilisez les notes de paiement à deux fins :
- Comme notes informelles. Laissez-les dans une réservation et ne les incluez pas dans la comptabilité. De cette façon, elles agiront comme post-it indiquant : « Ce client a déjà payé 100 dollars. »
- Dans le cadre de documents fiscaux officiels. Incluez-les dans le rapport comptable. Ainsi, les avances seront incluses dans votre comptabilité. Du point de vue de la comptabilité, elles sont considérées comme des dettes : le client doit encore service qu’il a déjà payé.
Pour répondre à ces deux besoins, vous pouvez choisir d’inclure ou non les avances lorsque vous créez un rapport comptable sous Facturation -> Rapport comptable..
Ici, vous devez activer « Inclure les paiements de factures » afin d’activer ensuite « Inclure les notes de paiement« .
Utilisons l’exemple suivant pour voir les résultats de l’exclusion ou de l’inclusion de notes de paiement.
Exemple :
Les notes de paiement sont exclues.
Si l’option Inclure les notes de paiement n’est pas sélectionnée lors de la création du rapport comptable, les paiements qui ont été liés à un reçu de caisse ou à une facture ne seront pas inclus.
Cet exemple serait enregistré comme :
Les notes de paiement sont incluses
Si l’option Inclure les notes de paiement est sélectionnée lors de la création du rapport comptable, celui-ci inclura tous les paiements enregistrés dans Sirvoy. Ces paiements apparaîtront dans le rapport avec leur date d’enregistrement.
Cet exemple serait enregistré comme :
