Lorsque le quatrième acte de La Bohème s’estompe et que le public se lève pour ovationner l’opéra classique de Puccini, ce n’est pas seulement un chef-d’œuvre musical qu’il applaudit. C’est aussi un chef-d’œuvre de planification, de logistique et de collaboration. Il est essentiel que tout fonctionne bien. A GöteborgsOperan, le magnifique opéra de la côte ouest de la Suède, le système de réservation de Sirvoy est l’un des nombreux rouages d’une machine si bien huilée. Surpris ? Vous ne devriez pas. Les maisons d’opéra ne sont qu’une des innombrables entreprises pour lesquelles un système de réservation bien pensé peut s’avérer être une solution parfaite. Rejoignez-nous pour rencontrer Kristoffer Pålman. Après avoir travaillé pendant 22 ans dans les coulisses, il connaît les rouages du fonctionnement. Nous lui avons demandé comment Sirvoy a joué un rôle clé dans son travail.
Tout d’abord, dites-nous ce que c’est que de travailler dans un opéra ?
C’est certainement un lieu de travail intéressant, avec une très grande variété de tâches qui exigent un esprit créatif 24 heures sur 24. On rencontre beaucoup de gens intéressants qui n’ont pas peur de dire ce qu’ils pensent. Mais surtout, nous nous amusons beaucoup. C’est pourquoi je suis toujours là après plus de vingt ans. L’année dernière, cependant, a été très différente en raison de la pandémie. Nous espérons et prévoyons que l’automne 2021 sera un tournant positif.
Il se passe tellement de choses dans un opéra. Quelle est la place de Sirvoy dans le tableau ?
Nous avons accès à une quarantaine d’appartements dans la ville qui sont nécessaires pour accueillir nos équipes de visiteurs : metteurs en scène, chorégraphes, scénographes, danseurs, chanteurs, etc. Beaucoup arrivent bien à l’avance avant la première, d’autres arrivent plus tard. Certains amènent toute leur famille. Il peut être très difficile de répondre aux besoins de tous et chacun, mais nous voulons que tout le monde se sente bienvenu. Sirvoy est l’outil qui me permet d’y parvenir.
Comment tout cela a-t-il commencé ?
Il y a dix ans, je suis devenu responsable des appartements. À l’époque, les réservations se faisaient avec un stylo, du papier et une gomme. J’ai tout de suite su que ça ne me conviendrait pas. J’ai commencé à chercher des systèmes de réservation en ligne et j’ai trouvé Sirvoy. Il semblait correspondre à nos besoins, alors je me suis inscrit pour un essai gratuit.
Était-ce facile de commencer ?
Oui, tout à fait. Sirvoy est clair et l’assistance par chat est excellente, vous obtenez de l’aide immédiatement. Mais bien sûr, notre activité est un peu spéciale. J’utilise le système d’une manière inhabituelle et je comprends que tout ne peut pas être résolu immédiatement.
« Sirvoy est définitivement un outil qui peut être utilisé pour un certain nombre d’entreprises différentes ».
Quelles sont les parties du système qui vous plaisent le plus ?
J’utilise beaucoup la vue Calendrier. Cela me donne une bonne vue d’ensemble de ce qui se passe. Je dois souvent modifier et déplacer des réservations. Comme je saisis toujours le nom du projet lors de la réservation, la fonction de recherche est remarquable. Lorsque, par exemple, je recherche un projet ou une date spécifique, j’obtiens immédiatement toutes les informations nécessaires. Je peux ensuite l’envoyer sous forme de rapport au chef de projet, ou je peux vouloir revérifier certaines dates. C’est très rapide et facile, ce qui est assez génial !
J’apprécie également les fonctions permettant d’ajouter d’autres utilisateurs Sirvoy et la possibilité de définir des restrictions. La réception de l’opéra a accès au système pour gérer les clés, mais je peux leur donner un accès limité pour ne pas avoir à craindre qu’ils suppriment accidentellement quelque chose dans le système.
De plus, le service de nettoyage dispose d’un login qui lui permet de savoir quand les appartements doivent être nettoyés et il ne voit que ce qui est nécessaire, ce qui évite toute confusion. J’aime vraiment le système et je peux voir que tout est bien pensé et flexible. Sirvoy est sans aucun doute un outil qui peut être utilisé pour un certain nombre d’entreprises différentes.»
Kristoffer retourne au travail et je quitte l’opéra. Le soleil et un vent chaud m’accueillent, le printemps est dans l’air. Peut-être aurez-vous un jour l’occasion de visiter Göteborg et son magnifique opéra situé au bord de l’eau, là où la rivière rencontre la mer. Lorsque vous vous asseyez et que le murmure se dissipe avant le spectacle, pensez aussi à tout le travail qui se fait en coulisses, à l’équipe qui collabore pour vous offrir une expérience inoubliable.
