Dans notre dernière article nous avons énuméré quelques bonnes astuces pour des hôteliers en recherche d’un Système de Gestion de Propriété (PMS). Nous allons maintenant examiner quelques-unes des caractéristiques les plus importantes dont votre PMS aura besoin pour vous aider à gérer votre propriété de manière efficace.

La communication est un facteur clé

Nous sommes tous familiers avec la phrase ci-dessus mais elle peut être appliqué à l’industrie hôtelière plus que jamais auparavant. Un directeur d’hôtel doit être en mesure de communiquer à la fois au niveau interne au personnel ainsi qu’su client. Il est essentiel que l’information soit distribué avec succès aux départements concernés, lorsqu’un directeur ou un gestionnaire met à jour son système de gestion de propriété.

Rien n’est plus important pour la direction que les statistiques et les prévisions, assurez-vous donc que l’information du système est utile et facile à trier et à extraire.

Il en va de même pour les rapports; recherchez la fonction d’exécuter des rapports prédéfinis et personnalisés pour extraire des informations cruciaux du système. Assurez-vous que vous pouvez exporter dans des différents formats, pas seulement PDF. Cela vous aidera à analyser les données des séjours précédents et à venir et vous aidera à construire des affaires encore meilleures.

Affichage Visual

Ça peut sembler évident, mais il est important de s’assurer que vous êtes satisfait de l’interface du logiciel. En d’autres termes, il faut qu’elle vous offre une expérience conviviale qui permettra au personnel d’interagir avec le logiciel de façon naturelle et intuitive. Si vous ne menez pas un « one man show », rappelez-vous que certains utilisateurs auront plus de connaissances techniques que d’autres et que vous aurez besoin d’un système qui fonctionnera aussi bien pour tout le monde.

En ce qui concerne les affichages visuels, parcourez d’abord les fonctions les plus nécessaires. Examinez comment les réservations sont affichées et le processus de check-in et check-out. Est-il à la fois simple et fonctionnel? Le meilleur outil dans ce cas serait un gestinnaire de chambres montrant toutes les informations d’un seul coup. Même si ça peut être facile de se laisser distraire par de nombreuses fonctionnalités raffinées, assurez-vous d’abord que le système offre d’excellentes solutions pour les procédures courantes. Il est très probable que vous n’utiliserez pas toutes les cloches et sifflets supplémentaires et, en fin de compte, votre objectif principal est de gérer votre propriété plus d’une manière plus efficace.

D’autres choses qui aideront à accomplir cela est la capacité de stocker des informations des clients et de suivre les clients qui reviennent. Vous aurez également besoin de la flexibilité d’ajouter et créer des pack des extras et vos chambres pour des offres spéciales, des frais supplémentaires ou des ventes supplémentaires. Une fonctionnalité d’entretien est essentielle pour la gestion des tâches quotidiennes et devrait être accessible sur les téléphones intelligents et les tablettes pour vérifier les rapports d’état des chambres. Cette information doit être mise à jour en direct pour s’assurer qu’elle est à jour et fournit suffisamment d’information pour le personnel d’entretien. Les détails des clients doivent également être facilement et rapidement obtenus. Les outils d’attribution de chambre doivent vous avertir si vous avez modifié un type de chambre ou si vous avez surreservé le système.

Comptatibilité Mobile

Pour des logiciels de PMS vous avez deux choix. Soit sur site ou basé sur le nuage. De nombreux hôteliers optent pour des logiciels basés sur le nuage pour les raisons suivantes.

  • Les coûts initiaux sont inférieurs. Les logiciels basés sur le nuage n’exige pas d’accessoires coûteux tels que des systèmes de sauvegarde, des serveurs sur site et des moniteurs supplémentaires. Il n’y a pas de frais d’installation, car les visites sur place ne sont pas nécessaires. Les solutions basées sur le nuage prennent en charge tous les frais de maintenance et de licence requis et vous n’avez jamais à vous soucier de remplacement d’équipements informatiques coûteux. Les mises à jour sont également gratuites et font partie de vos frais d’abonnement.
  • La technologie moderne dans le nuage nuage permet aux hôteliers d’offrir à leurs clients un service client exceptionnel depuis leur appareil mobile. Il permet la liberté de circulation pour les membres du personnel qui peuvent travailler confortablement à la maison plutôt que de travailler tard dans la nuit à partir de leur bureau. L’efficacité opérationnelle est également optimisée lorsqu’un PMS d’hôtel est accessible sur un appareil mobile, puisque la productivité augmente lorsque le personnel est plus engagé.
  • Une fois que vous avez trouvé votre Système de Gestion de Propriété parfait, vous êtes prêt à partir! Le déploiement est immédiat et vous pouvez commencer à enregistrer des chambres et accepter les réservations en quelques minutes.
  • Le dernier point, mais non le moindre, vous pouvez être sûr que vos données sont en sécurité dans le nuage. Le logiciel basé sur le nuage utilise le cryptage pour protéger les données et les stocker de manière sécurisée dans les pare-feux et les passerelles d’authentification. Ce que cela signifie pour vous, c’est que vous n’avez pas à vous inquiéter si un ordinateur portable ou stationnaire est volé. Toutes ces données sont sauvegardées dans le nuage pour une récupération rapide et complète. Une bonne nouvelle pour vous et vos clients!

Mais rappelez-vous que si vous allez dans cette voie, vous aurez besoin d’une connexion d’Internet rapide et stable.

Support

Peut-être que l’un des services les plus négligés et les plus précieux que votre fournisseur devrait offrir est une structure de support compétente et réactive. Des questions et des problèmes surgiront de temps en temps, vous aurez donc besoin d’un réseau fiable de professionnels qui sont là pour vous aider. Les hôtels ne ferment jamais, donc votre équipe de support ne devrait pas non plus, cherchez donc un système qui soit là pour vous 24/7.

La technologie évolue plus rapidement que la plupart d’entre nous ne peuvent suivre. Du coup, les nouvelles fonctionnalités et intégrations doivent idéalement être accompagnées d’articles de support et de mises à jour pour vous tenir au courant des nouveautés. Dans cet esprit, rappelez-vous que le plus gros n’est pas nécessairement le meilleur. Une entreprise plus petite signifie plus de concurrence et plus de temps investi en vous, l’hôtelier.

Ceci est le deuxième article d’une série en trois parties qui vous aide à obtenir le meilleur PMS pour votre entreprise et votre budget. Notre prochain blog mettra principalement l’accent sur la gestion des canaux et sur la meilleure façon d’intégrer cette composante essentielle à votre Système de Gestion de Propriété.

Comment Choisir un Système de Gestion de Propriété – Première Partie